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第三條、   如何實(shí)施汽車倉儲(chǔ)單據(jù)的閉環(huán)和跟蹤

要想得出一個(gè)準(zhǔn)確的帳面，必須對(duì)汽車倉儲(chǔ)庫流轉(zhuǎn)的所有單據(jù)憑證進(jìn)行梳理、監(jiān)控，推行帳務(wù)管理的日清月結(jié)制度。一個(gè)合格的汽車倉儲(chǔ)庫主管人員，就應(yīng)該能清楚的回答出汽車倉儲(chǔ)庫的所有的業(yè)務(wù)類型，每種作業(yè)類型所對(duì)應(yīng)的單據(jù)憑證；每種單據(jù)憑證所對(duì)應(yīng)的監(jiān)控人員；每個(gè)監(jiān)控人員（或單據(jù)憑證）所采取的閉環(huán)措施。在2013年，公司委托我去另一家兄弟企業(yè)掛職汽車倉儲(chǔ)庫項(xiàng)目經(jīng)理。掛職的第一天公司老總就安排了一項(xiàng)非常棘手的難題，以驗(yàn)證我的個(gè)人能力。一次生產(chǎn)缺件停線后，采購部反映所缺的零件在上個(gè)月末盤點(diǎn)的結(jié)存數(shù)量，夠公司用一年的了。汽車倉儲(chǔ)庫人員卻說該零件早就消耗完了，沒有庫存。于是生產(chǎn)管理部的經(jīng)理協(xié)同財(cái)務(wù)部經(jīng)理親自下汽車倉儲(chǔ)庫，對(duì)汽車倉儲(chǔ)庫存儲(chǔ)的零件隨機(jī)抽取了三種，與公司SAP系統(tǒng)結(jié)存進(jìn)行了核對(duì)，結(jié)果每個(gè)零件都對(duì)不上。于是老總就將郵件轉(zhuǎn)發(fā)汽車倉儲(chǔ)庫主管，指名讓我處理。一不能讓領(lǐng)導(dǎo)失了面子，二又不能完全否認(rèn)汽車倉儲(chǔ)庫現(xiàn)在的實(shí)際問題，左思右想，通過大帳去檢驗(yàn)（即采購訂單為入，生產(chǎn)下線為出），繞過汽車倉儲(chǔ)庫與車間在出庫交接上的問題，而產(chǎn)生的SAP庫存差異。并同時(shí)指出，現(xiàn)期汽車倉儲(chǔ)庫管理過程中單物流一致性存在的問題和后期的改善措施。就這樣，雙方都滿意了。在接下來的三個(gè)月里，通過對(duì)每個(gè)作業(yè)流程所對(duì)應(yīng)的單據(jù)憑證進(jìn)行梳理，將36種汽車倉儲(chǔ)庫單據(jù)合并和壓縮成了15種，對(duì)每種單據(jù)的監(jiān)控方式進(jìn)行了明確的定義，庫存準(zhǔn)確率從32.65%一躍提升到了57.88%。其實(shí)所有單據(jù)監(jiān)控，無非以下兩種方式：

1、 系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的單據(jù)，在系統(tǒng)中能夠準(zhǔn)確的查詢出該單據(jù)憑證的狀態(tài)。主要區(qū)分為：是否組單、是否打印、是否過帳分配、訂單是否完成關(guān)閉等四種類型。

2、人工填寫的標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)，在運(yùn)作前必須得到庫控人員的編號(hào)管理，即所謂的流水號(hào)。對(duì)單據(jù)的下發(fā)、流轉(zhuǎn)、回收時(shí)間與對(duì)應(yīng)人員進(jìn)行登記監(jiān)督。

帳務(wù)處理過程中日清月結(jié)的管理就是通過上述兩種監(jiān)控方式，每天監(jiān)控倉儲(chǔ)運(yùn)作的單據(jù)憑證。當(dāng)天產(chǎn)生并下發(fā)了多少張？當(dāng)天回收繳還了多少張？還乘余多少張未完成作業(yè)？對(duì)已繳還的單據(jù)當(dāng)天完成過帳任務(wù)，對(duì)未返還的單據(jù)進(jìn)行分析，是否是處在合理的運(yùn)作周期內(nèi)。

第四條、  汽車倉儲(chǔ) 月度扎帳與單據(jù)憑證的歸檔索引管理。

倉儲(chǔ)所有出庫、入庫及調(diào)撥業(yè)務(wù)的發(fā)生，必須是建立在單據(jù)憑證基礎(chǔ)之上的。也有人說單據(jù)憑證其實(shí)就是我們汽車倉儲(chǔ)庫的作業(yè)指令，同時(shí)單據(jù)憑證也是系統(tǒng)帳務(wù)操作的依據(jù)。因此，很多企業(yè)在汽車倉儲(chǔ)庫管理過程中，推行了汽車倉儲(chǔ)庫的管理手則：“手續(xù)不全，不辦；數(shù)量不清，不收不發(fā)。”各公司出入倉的原始憑證保存期限也各不相同，大多在5~6年（根據(jù)成品銷售周期及帳務(wù)結(jié)算追溯周期來確定）。每個(gè)月末汽車倉儲(chǔ)庫需對(duì)已經(jīng)完成運(yùn)作并過帳的單據(jù)憑證實(shí)施整理，按照單據(jù)的類別，聯(lián)頁、日期及單據(jù)編號(hào)的大小順序進(jìn)行存檔。存檔前需要對(duì)單據(jù)的過帳標(biāo)記進(jìn)行核查，清點(diǎn)月度總單據(jù)數(shù)量與系統(tǒng)記錄數(shù)量進(jìn)行復(fù)核，防止單據(jù)帳務(wù)操作的遺漏、少做。

單據(jù)的裝訂形式主要分為兩種，集中式適合月度單據(jù)憑證總量較小的單據(jù)裝訂，分冊(cè)式適用于月度總量較大的單據(jù)裝訂。單據(jù)的封面還應(yīng)包括立檔單位，單據(jù)所使用的年度、月份及單據(jù)的訖止編號(hào)。分冊(cè)式裝訂的單據(jù)必須在封面處注明“本月共*冊(cè)，本冊(cè)為第*冊(cè)”的字樣。裝訂完成后，需單據(jù)憑證的裝訂人、復(fù)核人及汽車倉儲(chǔ)庫主管在單據(jù)的封面處進(jìn)行簽字，由汽車倉儲(chǔ)庫主管注明單據(jù)的保管年限。適用時(shí)，進(jìn)行索引和追溯管理。

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注：轉(zhuǎn)自物流沙龍logclubcn論壇