倉庫如何合理利用軟件優(yōu)勢，避免因為庫存管理不當(dāng)造成的問題

倉庫管理是企業(yè)管理的重要組成部分，現(xiàn)代企業(yè)倉庫普遍采用軟件對于庫存進(jìn)行管理，現(xiàn)在的庫存管理軟件出于實用性考慮一般設(shè)計庫存人員可以任意調(diào)整庫存數(shù)據(jù)中的生產(chǎn)日期、批次號、庫存數(shù)量等其他數(shù)據(jù)。

但如果調(diào)整不當(dāng)很容易造成庫存管理混亂，如何合理利用軟件優(yōu)勢，避免因為庫存管理不當(dāng)造成的問題呢？
一、什么是庫存調(diào)整

盤點結(jié)果有差異時，經(jīng)常要用到庫存調(diào)整。處理盤點差異要么是增減實物庫存數(shù)量，以使其與賬務(wù)庫存數(shù)量一致；要么是增減賬務(wù)庫存數(shù)量，使其與實物庫存數(shù)量一致。我們這里所講的庫存調(diào)整，就是后一種，通過增減賬面庫存數(shù)量，使其與實物庫存保持一致。
大多數(shù)倉庫從業(yè)者以及倉庫軟件設(shè)計者將庫存調(diào)整理解成直接修改庫存數(shù)據(jù)，以達(dá)到平衡庫存實物數(shù)據(jù)和賬面數(shù)據(jù)；理由是這樣做速度快、效率高、簡單明了，好理解，我們將此做法稱為狹義的庫存調(diào)整。那么，直接修改庫存就一定好么。按照辯證的觀點，所謂有利必有弊；得了便宜的事情，必然會在其他地方給你帶來麻煩。
本文的目的是討論一般人理解的庫存調(diào)整（也就是狹義的庫存調(diào)整，直接修改庫存的那種），不是故意詆毀“直接改庫存”有多壞，而是希望分析出其優(yōu)劣點，讓各位同行朋友有更多的選擇。
二、庫存調(diào)整的歧義

首先，直接修改庫存是舍本逐末，治標(biāo)不治本。大部分的倉庫數(shù)據(jù)差異，都是因為業(yè)務(wù)流程管理中的失誤造成的；要糾正這些錯誤，應(yīng)該是從業(yè)務(wù)過程中去調(diào)整，而不是直接修改這個結(jié)果。因為即使你修改了結(jié)果，錯誤的業(yè)務(wù)過程也還是存在的，你沒有消除錯誤業(yè)務(wù)過程帶來的痕跡。舉個例子，因為超發(fā)（也就是實際出貨數(shù)量多于出庫單的出貨數(shù)量）導(dǎo)致的盤虧結(jié)果，這種情況下，實際庫存是準(zhǔn)確的，賬面庫存是不準(zhǔn)確的。通過庫存調(diào)整，直接減少賬面庫存，表面看起來，賬面庫存改正確了，數(shù)據(jù)也都平衡了。但果真如此么，雖然賬面庫存正確了，但超發(fā)部分商品的裝卸費、運費怎么辦；因為你直接修改的是庫存數(shù)據(jù)，而出庫單上沒有記錄超發(fā)部分的作業(yè)內(nèi)容。也許倉庫企業(yè)老板會很大方的說“這部分就不向客戶收費了”，但是裝卸工的績效工資呢，給承運商的運費呢，他們也會這么大方的說不要不要的么。那么連作業(yè)記錄都沒有，長此以往，倉庫企業(yè)如何去和他們結(jié)算呢。

再換一個角度來說，即使我們不考慮費用的問題。解決超發(fā)問題，直接修改庫存而不是修改出庫單，會導(dǎo)致另外一個麻煩：和客戶對賬的時候會引起更多的歧義?？蛻舻某鰩靻螖?shù)量是準(zhǔn)確的，而WMS出庫單的數(shù)量是少的，但最終雙方庫存是一樣的。

其次，直接修改庫存違背了信息化的初衷。信息化本身是經(jīng)歷了不同階段的，第一階段是從紙質(zhì)化向表格化演變；第二階段是從表格化向軟件化演變（雖然后面有大數(shù)據(jù)、云計算、SAAS等時髦詞匯，但基礎(chǔ)仍然還是軟件）。從紙質(zhì)化向表格化演變，實際上是“看山是山”，只是改變了一下記錄數(shù)據(jù)的介質(zhì)，管理的對象仍然是數(shù)據(jù)（如庫存數(shù)量）。而從表格化向軟件化演變，則是“看山不是山”，是希望透過現(xiàn)象看本質(zhì)，通過軟件來實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程管控。至少在真正的管理者眼里，過程比結(jié)果更重要（流程比數(shù)據(jù)更重要）。管理的本質(zhì)是通過引導(dǎo)一系列的過程（活動）來達(dá)到最終目的。直接修改庫存數(shù)據(jù)，這和在Excel上直接操作數(shù)據(jù)沒啥兩樣，是體現(xiàn)不出流程化管理的。這種做法，實際是信息化的倒退。

第三，直接修改庫存打亂了倉庫的賬物平衡體系。會計基本準(zhǔn)則中遵循“有借必有貸，借貸必平衡”的原則；倉庫管理中也遵循類似的原則，那就是“有出必有進(jìn)，進(jìn)出必平衡”，用一個公式來描述Σ入庫= 庫存 + Σ出庫。如果直接去修改庫存數(shù)，則打破了這個平衡準(zhǔn)則。倉庫管理系統(tǒng)不僅僅是管理數(shù)量；更多的體現(xiàn)在貨位管理、生產(chǎn)日期批次號、先進(jìn)先出、保質(zhì)期、庫齡及周轉(zhuǎn)率等內(nèi)容上。在做產(chǎn)品出庫的時候，經(jīng)常要知道出的是什么商品、從哪個貨位、選擇哪個批次號（先進(jìn)先出等原則）等，這些內(nèi)容不是無中生有的，而要從入庫過程中的各種歷史記錄中繼承過來。直接修改是無法維持正常作業(yè)的。從這個角度去看，狹義的庫存調(diào)整，只能會把倉庫的賬物體系搞得越來越亂。

第四，允許直接修改庫存導(dǎo)致責(zé)任認(rèn)定的麻煩。雖然我們一直說，倉庫業(yè)務(wù)中出了差錯，一定是先辦事后辦人；大家都不希望員工因為害怕錯誤而噤若寒蟬，更不希望老板對犯錯的員工表現(xiàn)得兇神惡煞。但任何事情都要講究實事求是，追查錯誤根源，是為了讓員工們有更多的責(zé)任心，吸取足夠的教訓(xùn)，總結(jié)更多的經(jīng)驗和措施。但是，直接改庫存實在是太方便了，方便到有些員工只要做錯了賬，就直接來修改庫存，而不去好好分析錯誤的原因，找出正確的糾正和預(yù)防措施。

總之，庫存調(diào)整功能，就相當(dāng)于在正常的倉庫業(yè)務(wù)下開了一個超級大的后門程序。不管它的功能表現(xiàn)得有多強大，它和正常的倉庫業(yè)務(wù)是格格不入的。所以要保持庫存的正常運行在調(diào)整的實際操作中一定要注意把握限度。
三、如何合理使用庫存調(diào)整

狹義上的庫存調(diào)整（直接修改庫存數(shù)）雖然有這樣那樣的弊端，但還是有其特定的用處。尤其在應(yīng)付緊急情況下，作為迫不得已的辦法。

方法一：業(yè)務(wù)需要。有不少倉庫的WMS都會給客戶開始一個端口，允許客戶監(jiān)督庫存情況。有時候為了保證庫存準(zhǔn)確性，為了保持在客戶面前的良好業(yè)務(wù)形象，通過人工干預(yù)來調(diào)整一下庫存，以確保和客戶賬面庫存一致。雖然我們認(rèn)為這種做法無異于飲鴆止渴，但至少逃過了一關(guān)，至于會不會導(dǎo)致后一關(guān)更難。

方法二：賬面上確實沒庫存了，但倉庫里又確實有東西，這東西的來源確實沒搞明白，也來不及搞明白，因為客戶經(jīng)理就在倉庫里晃悠并催著發(fā)貨，你也沒法睜眼說瞎話說庫里沒貨，因為客戶的眼睛是雪亮的。這時候只能先調(diào)整一下庫存數(shù)，先把貨發(fā)出去再說。當(dāng)然了，在做完調(diào)整之后，在發(fā)完貨之后，您還得老老實實，一步一步的再調(diào)整回來，然后再追貨物來源，再做業(yè)務(wù)調(diào)整。

但是每種庫存調(diào)整方式都離不開現(xiàn)實中的落地，不能隨意調(diào)整。
庫存調(diào)整實際是在日常操作中給我們開了一扇后門，讓我們對于一些事項進(jìn)行應(yīng)急處理，一旦這種應(yīng)急處理變成常規(guī)工作，那必然在按部就班的日常工作中制造混亂，所以庫存管理人員一定要把握好使用的度，使其真正發(fā)揮作用。 

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